Datenschutzbestimmungen

Zuletzt aktualisiert: 23/07/2025

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Zweck

Gifted Hands Health Services ("Gifted Hands") verpflichtet sich, die Privatsphäre des Einzelnen zu schützen, indem wir verantwortungsvoll mit persönlichen Daten, insbesondere mit persönlichen Gesundheitsdaten (PHI), umgehen. Die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der von uns gesammelten und verwendeten personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Diese Richtlinie beschreibt, wie Gifted Hands die Rechte des Einzelnen schützt, die Einhaltung der Datenschutzgesetze von Ontario sicherstellt und hohe Standards für Transparenz und Datenschutz aufrechterhält.

Umfang

Diese Richtlinie gilt für alle Angestellten, unabhängigen Gesundheitsdienstleister, Direktoren, Auftragnehmer, Forscher, Studenten, Freiwilligen und Agenten ("Gifted Hands Personal"), die auf persönliche oder gesundheitliche Daten in jeglicher Form - mündlich, auf Papier oder digital - zugreifen, diese verwalten oder verarbeiten.

Definitionen

• Kapazität: Die Fähigkeit einer Person, Informationen zu verstehen, die relevant sind, um eine informierte Entscheidung über die Erhebung, Verwendung oder Weitergabe ihrer PI/PHI zu treffen, und die möglichen Konsequenzen dieser Entscheidungen zu erkennen.
• Informationen zur Identifizierung: Jede Information, die direkt oder indirekt eine Person identifizieren könnte.
• Persönliche Informationen (PI): Informationen, die zur Identifizierung einer Person verwendet werden können und alle Details über ihren persönlichen oder gesundheitlichen Status umfassen.
• Persönliche Gesundheitsinformationen (PHI): Identifizierbare gesundheitsbezogene Daten in einem beliebigen Format, das Folgendes umfasst:
  • Familiäre oder individuelle Gesundheitsgeschichte
  • Details zur geleisteten oder geplanten Pflege
  • Informationen zu Zahlung und Anspruchsberechtigung
  • Nummern der Gesundheitskarte
  • Daten zur Organspende
  • Identifizierung eines stellvertretenden Entscheidungsträgers
• PHIPA: Ontario's Personal Health Information Protection Act, 2004.
• Verletzung der Privatsphäre: Unbefugter Zugriff, Verwendung, Verlust oder Weitergabe von PI/PHI, ob versehentlich oder absichtlich.

Verantwortlichkeiten

Alle Mitarbeiter von Gifted Hands müssen die PI/PHI, mit denen sie umgehen, schützen und diese Richtlinie einhalten. Dazu gehört, dass die Informationen vertraulich und sicher behandelt werden, dass die Kunden über den Umgang mit den Daten informiert werden und dass nur auf Daten zugegriffen wird, die für arbeitsbezogene Zwecke erforderlich sind. PHI/PI müssen sein:

• An sicheren, zugangskontrollierten Orten aufbewahrt
• Sicherer Transport und sichere Übertragung
• Zugriff nur durch autorisiertes Personal
• Bei Nichtgebrauch an einen sicheren Ort zurückgebracht

Alle vermuteten oder bestätigten Verstöße gegen den Datenschutz müssen unverzüglich dem Datenschutzbeauftragten von Gifted Hands unter folgender Adresse gemeldet werden [email protected]

Die Einhaltung dieser Richtlinie ist obligatorisch. Die Nichteinhaltung kann zu disziplinarischen Maßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder der Verträge führen.

Verfahren

Kollektion
Gifted Hands erhebt PI/PHI, um Pflegedienstleistungen wie Krankenpflege, persönliche Unterstützung, häusliche Pflege, Rehabilitation und Bewertungen der häuslichen Pflege zu erbringen. Die Daten werden auch für interne Audits, Qualitätsprüfungen, Risikomanagement und die Berichterstattung an Geldgeber verwendet.
Mitarbeiter, die PI/PHI sammeln, müssen:

• Geben Sie den Zweck zum Zeitpunkt der Erhebung klar an
• Beschränken Sie das Sammeln auf das Notwendigste
• Befolgen Sie die geltenden Datenschutzverfahren

Die Zustimmung zur Erhebung und Verwendung von PI/PHI muss auf informierte, freiwillige und dokumentierte Weise eingeholt werden. Die Einwilligung kann mündlich oder schriftlich, ausdrücklich oder stillschweigend erfolgen, je nach Kontext und geltendem Recht. Stellvertretende Entscheidungsträger können die Zustimmung erteilen, wenn ein Klient nicht mehr urteilsfähig ist.

Entzug der Zustimmung
Einzelpersonen können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, sofern die gesetzlichen und vertraglichen Bedingungen dies zulassen. Gifted Hands wird Ihnen die Folgen eines Widerrufs erklären, einschließlich der Auswirkungen auf die Dienstleistungen.

Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter müssen Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnen und diese jährlich erneuern. Auftragnehmer, die Zugang zu PI/PHI haben, müssen ebenfalls Vertraulichkeitsklauseln in ihren Verträgen unterzeichnen. Gifted Hands kann Auftragnehmer und Lieferanten auf die Einhaltung der Bestimmungen hin überprüfen.

Zugang & Offenlegung

Der Zugang zu PI/PHI wird nach dem Grundsatz "Kenntnis nur, wenn nötig" gewährt. Kunden und Mitarbeiter können den Zugang zu ihren Unterlagen schriftlich beantragen. Kopien für Dritte erfordern eine schriftliche Genehmigung und müssen sicher verschickt werden. Originalaufzeichnungen werden nur im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen, wie z.B. Vorladungen, herausgegeben.

PI/PHI dürfen nicht sein:

• In den sozialen Medien veröffentlicht
• Offenlegung ohne schriftliche Zustimmung, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder es handelt sich um einen Notfall

Übertragung

PHI/PI müssen sicher übertragen werden:

• Fax: Verwenden Sie verschlüsselte Plattformen oder sichere, überwachte Rechner. Bestätigen Sie den Empfang.
• E-Mail: Verwenden Sie verschlüsselte, zugelassene Systeme. Die Kunden müssen über die Risiken informiert werden, bevor sie E-Mail für PHI verwenden.
• Portale: Nur zugelassene, sichere Portale dürfen für den Austausch sensibler Daten verwendet werden.

KI-Tools

Gifted Hands wird nur KI-Plattformen verwenden, die das PHIPA und die internen Datenschutzrichtlinien vollständig einhalten. PHI wird niemals in öffentliche oder externe KI-Tools eingegeben.

Datenschutzbeauftragter

Gifted Hands hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der die Umsetzung der Richtlinien, die Schulung der Mitarbeiter, die Lösung von Beschwerden und die Reaktion auf Datenschutzverletzungen überwacht. Der Datenschutzbeauftragte sorgt auch für die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Vereinbarungen mit Partnern.

Berichterstattung

Alle Mitarbeiter müssen tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen die Richtlinien oder Verstöße gegen den Datenschutz unverzüglich melden. Die Untersuchungen werden gründlich sein, und die Ergebnisse werden zur Verbesserung der Praktiken genutzt.

Datenschutz-Folgenabschätzungen

Gifted Hands führt für alle neuen oder geänderten Programme, die PI/PHI betreffen, Datenschutz-Folgenabschätzungen (Privacy Impact Assessments, PIAs) durch. Das Ziel ist es, die Risiken für den Datenschutz zu bewerten und Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Reklamationen & Korrekturen

Kunden und Mitarbeiter dürfen:

• Beschwerden über Datenschutzpraktiken einreichen
• Stellen Sie die Richtigkeit der Informationen in Frage

Beschwerden werden von dem Datenschutzbeauftragten bearbeitet. Wenn sich eine Beschwerde als berechtigt erweist, werden Änderungen vorgenommen. Korrekturen an Aufzeichnungen werden ordnungsgemäß dokumentiert.

Zerstörung

PI/PHI werden aufbewahrt und gemäß den Anforderungen der Geldgeber oder nach 10 Jahren nach der Entlassung (oder 10 Jahre nach Vollendung des 18. Lebensjahres bei Minderjährigen) vernichtet. Die Vernichtung erfolgt sicher und wird dokumentiert.

Verwandte Policen

• Verwaltung von Unterlagen
• Vertraulichkeit und Interessenkonflikt
• Datensicherheit
• Reaktion auf Datenschutzverletzungen
• Aufbewahrung & Entsorgung
• Soziale Medien

Ressourcen

• Gesetz zum Schutz persönlicher Gesundheitsinformationen, 2004
• Informations- und Datenschutzbeauftragter von Ontario
• Gifted Hands Datenschutzbeauftragter
• Kontakt: Gifted Hands Health Services Datenschutzbeauftragter [email protected]

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