Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23/07/2025

---

Objectif

Gifted Hands Health Services ("Gifted Hands") s'engage à protéger la vie privée des individus en gérant de manière responsable les informations personnelles, en particulier les informations de santé personnelles (PHI). Nous accordons la priorité à la confidentialité, à l'intégrité et à la sécurité des données personnelles que nous recueillons et utilisons. La présente politique décrit la manière dont Gifted Hands protège les droits des personnes, assure la conformité avec les lois ontariennes sur la protection de la vie privée dans le domaine de la santé et maintient des normes élevées en matière de transparence et de protection des données.

Champ d'application

Cette politique s'applique à tous les employés, prestataires de soins de santé indépendants, directeurs, sous-traitants, chercheurs, étudiants, bénévoles et agents ("personnel de Gifted Hands") qui accèdent, gèrent ou traitent des informations personnelles ou de santé sous quelque forme que ce soit - orale, papier ou numérique.

Définitions

• Capacité: La capacité d'une personne à comprendre les informations pertinentes pour prendre une décision éclairée sur la collecte, l'utilisation ou la divulgation de ses données personnelles et à apprécier les conséquences potentielles de ces décisions.
• Informations d'identification: Toute information susceptible d'identifier directement ou indirectement une personne.
• Informations personnelles (IP): Les informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne et comprennent tous les détails relatifs à son état personnel ou à son état de santé.
• Informations personnelles sur la santé (ISP): Les données identifiables relatives à la santé, quel que soit leur format, qui comprennent :
  • Antécédents familiaux ou individuels en matière de santé
  • Détails sur les soins fournis ou prévus
  • Informations sur le paiement et l'éligibilité
  • Numéro de la carte de santé
  • Données sur le don d'organes
  • Identification du décideur de substitution
• PHIPA: Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé de l'Ontario.
• Violation de la vie privée: L'accès non autorisé, l'utilisation, la perte ou la divulgation de données à caractère personnel, qu'ils soient accidentels ou intentionnels.

Responsabilités

Tous les membres du personnel de Gifted Hands doivent protéger les données personnelles qu'ils manipulent et se conformer à cette politique. Il s'agit notamment de préserver la confidentialité et la sécurité des informations, d'informer les clients sur les pratiques en matière de données et de n'accéder aux données qu'à des fins professionnelles. Les RPS/DP doivent être :

• Stockés dans des lieux sécurisés et dont l'accès est contrôlé
• Transporté et transmis en toute sécurité
• Accès réservé au personnel autorisé
• Remis en lieu sûr lorsqu'ils ne sont pas utilisés

Toute violation présumée ou confirmée de la vie privée doit être signalée sans délai au responsable de la protection de la vie privée de Gifted Hands, à l'adresse suivante [email protected]

Le respect de cette politique est obligatoire. Le non-respect de cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à la résiliation de l'emploi ou du contrat.

Procédures

Collection
Gifted Hands recueille des données personnelles pour fournir des services de soins tels que les soins infirmiers, l'aide à la personne, l'aide ménagère, la réadaptation et l'évaluation des soins à domicile. Les données sont également utilisées pour les audits internes, les examens de qualité, la gestion des risques et les rapports aux bailleurs de fonds.
Le personnel qui recueille des données personnelles doit

• Identifier clairement la finalité au moment de la collecte
• Limiter la collecte au strict nécessaire
• Respecter les procédures applicables en matière de protection des données

Le consentement à la collecte et à l'utilisation de données personnelles doit être obtenu de manière informée, volontaire et documentée. Le consentement peut être verbal ou écrit, explicite ou implicite, en fonction du contexte et des lois applicables. Les mandataires spéciaux peuvent donner leur consentement lorsqu'un client n'a pas la capacité de le faire.

Retrait du consentement
Les personnes peuvent révoquer leur consentement à tout moment, à condition que les conditions légales et contractuelles le permettent. Gifted Hands expliquera les implications du retrait, y compris la manière dont il peut affecter les services.

Confidentialité
Tous les membres du personnel doivent signer des accords de confidentialité et les renouveler chaque année. Les contractants ayant accès aux données personnelles doivent également signer des clauses de confidentialité dans leurs contrats. Gifted Hands peut vérifier la conformité des contractants et des vendeurs.

Accès et divulgation

L'accès aux renseignements personnels est accordé sur la base du strict besoin d'en connaître. Les clients et les employés peuvent demander l'accès à leurs dossiers par écrit. Les copies destinées à des tiers nécessitent une autorisation écrite et doivent être envoyées en toute sécurité. Les dossiers originaux ne seront divulgués qu'en cas d'obligation légale, telle qu'une citation à comparaître.

Les IP/PHI ne peuvent pas l'être :

• Publication sur les médias sociaux
• divulgués sans consentement écrit, sauf si la loi l'exige ou s'il s'agit d'une urgence

Transmission

Les PHI/PI doivent être transmis en toute sécurité :

• Fax: Utilisez des plateformes cryptées ou des machines sécurisées et surveillées. Confirmer la réception.
• Courriel: Utiliser des systèmes cryptés et approuvés. Les clients doivent être informés des risques avant d'utiliser le courrier électronique pour les PHI.
• Portails: Seuls des portails approuvés et sécurisés peuvent être utilisés pour partager des données sensibles.

Outils d'IA

Gifted Hands n'utilisera que des plateformes d'IA qui respectent pleinement la PHIPA et les politiques internes de protection de la vie privée. Les PHI ne seront jamais introduits dans des outils d'IA publics ou externes.

Responsable de la protection de la vie privée

Gifted Hands a nommé un responsable de la protection de la vie privée chargé de superviser la mise en œuvre de la politique, la formation du personnel, la résolution des plaintes et l'intervention en cas de violation. Le responsable veille également au respect des lois sur la protection de la vie privée et des accords conclus avec les partenaires.

Rapports

Tous les membres du personnel doivent signaler rapidement toute violation réelle ou présumée de la politique ou de la vie privée. Les enquêtes seront approfondies et les conclusions seront utilisées pour améliorer les pratiques.

Évaluations de l'impact sur la vie privée

Gifted Hands effectuera des évaluations des incidences sur la vie privée (PIA) pour tous les programmes nouveaux ou modifiés qui impliquent des données à caractère personnel. L'objectif est d'évaluer les risques pour la vie privée et de mettre en œuvre des mesures d'atténuation.

Plaintes et corrections

Les clients et les employés peuvent :

• Déposer une plainte concernant les pratiques en matière de protection de la vie privée
• Contester l'exactitude de leurs informations

Les plaintes seront traitées par le responsable de la protection de la vie privée. Si une plainte est jugée valable, des modifications seront apportées. Les corrections apportées aux dossiers seront documentées de manière appropriée.

Destruction

Les informations personnelles seront conservées et détruites conformément aux exigences des bailleurs de fonds ou au bout de 10 ans après la sortie de l'hôpital (ou 10 ans après avoir atteint l'âge de 18 ans pour les mineurs). La destruction sera sécurisée et documentée.

Politiques connexes

• Gestion des archives
• Confidentialité et conflits d'intérêts
• Sécurité des données
• Réponse aux violations de la vie privée
• Conservation et élimination
• Médias sociaux

Ressources

• Loi de 2004 sur la protection des données personnelles de santé
• Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
• Responsable de la protection de la vie privée de Gifted Hands
• Contact : Gifted Hands Health Services Responsable de la protection de la vie privée [email protected]

---