Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 23/07/2025

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Scopo

Gifted Hands Health Services ("Gifted Hands") si impegna a salvaguardare la privacy degli individui gestendo in modo responsabile le informazioni personali, in particolare le informazioni sanitarie personali (PHI). Diamo priorità alla riservatezza, all'integrità e alla sicurezza dei dati personali che raccogliamo e utilizziamo. Questa politica illustra il modo in cui Gifted Hands protegge i diritti delle persone, assicura la conformità alle leggi sulla privacy sanitaria dell'Ontario e mantiene elevati standard di trasparenza e protezione dei dati.

Ambito di applicazione

Questa politica si applica a tutti i dipendenti, agli operatori sanitari indipendenti, ai direttori, agli appaltatori, ai ricercatori, agli studenti, ai volontari e agli agenti ("Personale di Gifted Hands") che accedono, gestiscono o elaborano informazioni personali o sulla salute in qualsiasi forma - orale, cartacea o digitale.

Definizioni

• Capacità: La capacità di un individuo di comprendere le informazioni rilevanti per prendere una decisione informata sulla raccolta, l'uso o la divulgazione dei propri PI/PHI e di apprezzare le potenziali conseguenze di tali decisioni.
• Informazioni identificative: Qualsiasi informazione che possa identificare direttamente o indirettamente un individuo.
• Informazioni personali (PI): Informazioni che possono essere utilizzate per identificare una persona e che includono qualsiasi dettaglio sulla sua situazione personale o sanitaria.
• Informazioni sanitarie personali (PHI): Dati identificabili relativi alla salute in qualsiasi formato che includano:
  • Anamnesi familiare o individuale
  • Dettagli sull'assistenza fornita o pianificata
  • Informazioni sul pagamento e sull'ammissibilità
  • Numeri della tessera sanitaria
  • Dati sulla donazione di organi
  • Identificazione del decisore sostitutivo
• PHIPA: Legge sulla protezione delle informazioni sanitarie personali dell'Ontario, 2004.
• Violazione della privacy: Accesso, uso, perdita o divulgazione non autorizzati di PI/PHI, sia accidentali che intenzionali.

Responsabilità

Tutto il personale di Gifted Hands deve proteggere i PI/PHI che gestisce e rispettare questa politica. Ciò significa mantenere le informazioni riservate e sicure, informare i clienti sulle pratiche relative ai dati e accedere ai dati solo per scopi professionali. I PHI/PI devono essere:

• Conservati in luoghi sicuri e ad accesso controllato
• Trasportati e trasmessi in modo sicuro
• Accesso solo da parte del personale autorizzato
• Riportati in luoghi sicuri quando non vengono utilizzati

Tutte le violazioni della privacy sospette o confermate devono essere segnalate tempestivamente al responsabile della privacy di Gifted Hands all'indirizzo [email protected]

L'osservanza di questa politica è obbligatoria. La mancata osservanza può comportare azioni disciplinari, fino al licenziamento o alla risoluzione del contratto.

Procedure

Collezione
Gifted Hands raccoglie PI/PHI per fornire servizi di assistenza quali infermieristica, assistenza personale, assistenza domiciliare, riabilitazione e valutazioni dell'assistenza domiciliare. I dati vengono utilizzati anche per audit interni, revisioni della qualità, gestione del rischio e rendicontazione ai finanziatori.
Il personale che raccoglie PI/PHI deve:

• Identificare chiaramente lo scopo al momento della raccolta
• Limitare la raccolta solo a ciò che è necessario
• Seguire le procedure di protezione dei dati applicabili

Il consenso alla raccolta e all'utilizzo di PI/PHI deve essere ottenuto in modo informato, volontario e documentato. Il consenso può essere verbale o scritto, esplicito o implicito, a seconda del contesto e delle leggi applicabili. I decisori sostitutivi possono fornire il consenso quando il cliente non è capace di intendere e di volere.

Ritiro del consenso
Le persone possono revocare il consenso in qualsiasi momento, a condizione che le condizioni legali e contrattuali lo consentano. Gifted Hands spiegherà le implicazioni della revoca, compreso il modo in cui essa può influire sui servizi.

Riservatezza
Tutto il personale deve firmare accordi di riservatezza e rinnovarli annualmente. Anche gli appaltatori che hanno accesso a PI/PHI devono firmare clausole di riservatezza nei loro contratti. Gifted Hands può verificare la conformità di appaltatori e fornitori.

Accesso e divulgazione

L'accesso ai PI/PHI è concesso in base alla stretta necessità di sapere. I clienti e i dipendenti possono richiedere l'accesso ai propri dati per iscritto. Le copie per terzi richiedono un'autorizzazione scritta e devono essere inviate in modo sicuro. I documenti originali vengono rilasciati solo in caso di requisiti legali, come ad esempio le citazioni in giudizio.

PI/PHI non possono essere:

• Rilasciato sui social media
• Divulgati senza consenso scritto, a meno che non sia richiesto dalla legge o in caso di emergenza.

Trasmissione

Le informazioni personali devono essere trasmesse in modo sicuro:

• Fax: Utilizzare piattaforme criptate o macchine sicure e monitorate. Confermare la ricezione.
• Email: Utilizzare sistemi criptati e approvati. I clienti devono essere informati dei rischi prima di utilizzare la posta elettronica per i dati personali.
• Portali: Solo i portali approvati e sicuri possono essere utilizzati per condividere dati sensibili.

Strumenti AI

Gifted Hands utilizzerà solo piattaforme di IA che rispettano pienamente il PHIPA e le politiche interne sulla privacy. Le informazioni personali non saranno mai inserite in strumenti di IA pubblici o esterni.

Responsabile della privacy

Gifted Hands ha nominato un responsabile della privacy per supervisionare l'attuazione delle politiche, la formazione del personale, la risoluzione dei reclami e la risposta alle violazioni. Il responsabile assicura inoltre la conformità alle leggi sulla privacy e agli accordi con i partner.

Segnalazione

Tutto il personale è tenuto a segnalare tempestivamente eventuali violazioni effettive o sospette della politica o della privacy. Le indagini saranno approfondite e i risultati saranno utilizzati per migliorare le pratiche.

Valutazioni d'impatto sulla privacy

Gifted Hands eseguirà valutazioni d'impatto sulla privacy (PIA) per qualsiasi programma nuovo o in fase di modifica che coinvolga PI/PHI. L'obiettivo è quello di valutare i rischi per la privacy e implementare misure di mitigazione.

Reclami e correzioni

I clienti e i dipendenti possono:

• Presentare reclami sulle pratiche di privacy
• Contestare l'accuratezza delle loro informazioni

I reclami saranno gestiti dal Responsabile della privacy. Se un reclamo viene ritenuto valido, verranno apportate delle modifiche. Le correzioni ai registri saranno documentate in modo appropriato.

Distruzione

I PI/PHI saranno conservati e distrutti in base ai requisiti dei finanziatori o dopo 10 anni dalla dimissione (o 10 anni dal compimento del 18° anno di età per i minori). La distruzione sarà sicura e documentata.

Politiche correlate

• Gestione dei record
• Riservatezza e conflitto di interessi
• Sicurezza dei dati
• Risposta alle violazioni della privacy
• Conservazione e smaltimento
• Media sociali

Risorse

• Legge sulla protezione delle informazioni sanitarie personali, 2004
• Commissario per le informazioni e la privacy dell'Ontario
• Responsabile della privacy di Gifted Hands
• Contatto: Responsabile della privacy dei servizi sanitari Gifted Hands [email protected]

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